UFFICI OPEN SPACE: PRO E CONTRO
L’evoluzione delle professioni e degli ambienti di lavoro negli ultimi 30 anni.
Gli ambienti di lavoro sono notevolmente cambiati negli ultimi 30 anni ma tale rivoluzione non è partita dall’ambiente di per sé ma da un cambiamento sociale , aziendale e produttivo più ampio.
Sono cambiate le organizzazione, sono cambiate le aziende, sono cambiate le professioni, sono cambiati i rapporti e la gestione delle risorse.
Se una volta ognuno aveva un ruolo ben definito e le professioni erano più tangibili e legate a un modello più tradizionale (contabilità, segreteria, vendite…), oggi non solo quelle stesse attività vengono svolte in modo diverso e richiedono diverse competenze e attitudini, ma ad esse si sono affiancate nuove professioni che fanno capo alla creatività!
Social marketing, comunicazione, graphic design, copy writing, relazioni esterne, community management sono tutte attività che richiedono una maggiore condivisione, relazione e confronto tra gli addetti.
Questo, insieme all’esaltazione del concetto di TEAM WORKING, e alla necessità di abbattere le barriere anche fisiche che per molti anni hanno paralizzato le aziende, hanno fatto in modo che si iniziasse ad uscire dallo spazio ristretto dei propri personali uffici verso i più moderni e innovativi OPEN SPACE.
Gli Open Space quindi nascono da un lato per ottimizzare gli ambienti di lavoro e i costi di arredamento e strutture, dall’altro per favorire la comunicazione interna, lo scambio e l’interazione tra colleghi nell’ottica di una maggiore proliferazione di idee e di problem solving.
UFFICI OPEN SPACE PIÙ CONTRO CHE PRO
In realtà diverse ricerche scientifiche hanno evidenziato come questi open space hanno portato a un notevole peggioramento delle condizioni lavorative in termini di:
- mancanza di privacy (visiva e acustica)
- inquinamento acustico
- maggiore distrazione con conseguente difficoltà di concentrazione e riduzione della produttività
- difficoltà di adattamento a un’unica situazione climatica
- maggiore veicolazione di virus: aumento delle assenze per malattia
- aumento dello stress
Il rumore sembra essere la fonte principale di stress per chi lavora in uno spazio condiviso con molti ma ciò che emerge da una ricerca condotta dall’Università di Sydney e pubblicata dal Journal of environmental psychology, ciò che infastidisce maggiormente è la mancanza di sound privacy. A soffrire di mancanza di sound privacy è quasi il 50% di chi lavora in un open space.
Sulla scorta dei risultati di questa ricerca, il quotidiano inglese The Guardian, si è spinto oltre con un articolo dal titolo “Open-plan offices were devised by Satan in the deepest caverns of hell” (gli uffici open space sono stati ideati da Satana nelle caverne più profonde dell’inferno). In questo articolo si mette in evidenza che chi lavora in un open space è molto infastidito anche da altri fattori: la mancanza di privacy visiva, i disaccordi sulla temperatura ambientale, la qualità dell’aria e l’esiguità dello spazio disponibile.
Un altro articolo del The Atlantic’s “Collaborative Work-spaces: Not All They’re Cracked Up to Be” (spazi di lavoro condivisi:non sono tutti fatti per questo) parla di singoli stili di lavoro e della necessità di spazi in grado di soddisfare le esigenze della “personalità” di ogni singolo lavoratore a vantaggio dell’efficienza e della competitività.
UFFICI OPEN SPACE: I VANTAGGI SEMBRANO ESSERE FUMO NEGLI OCCHI
I vantaggi per cui gli open space sono nati: aumento significativo della comunicazione fra colleghi, della collaborazione e del confronto in realtà non sembrano più tali alla luce di tutto questo. I supposti benefici non riuscirebbero a compensare i costi umani in termini psicologici.
Anche alla luce di tutto questo Gensler (uno dei più importanti studi di progettazione del mondo) ha scelto di iniziare a valutare questo problema attraverso una serie di fondamentali domande: il passaggio da spazio individuale a open space ha travalicato i suoi supposti benefici? Siamo riusciti a migliorare la collaborazione ma a scapito della concentrazione? Abbiamo sottovalutato l’importanza della concentrazione come vantaggio competitivo di un’organizzazione?
Nel corso degli anni Gensler ha quindi analizzato 70.000 persone provenienti da 130 aziende tra le più importanti al mondo per capire i loro modelli e i loro ambienti di lavoro. Tale analisi partiva dal presupposto che la produzione del valore in ufficio è strutturata su quattro componenti fondamentali: la focalizzazione, la collaborazione, l’apprendimento e la socializzazione.
Da questa ricerca sono scaturite le prove che l’efficacia della collaborazione, apprendimento e socializzazione soffrono drammaticamente quando la capacità di focalizzazione (concentrazione) diminuisce. Opportune soluzioni ergonomiche atte a favorire la “focalizzazione” sono il fondamento di un ambiente di lavoro efficace.
È quindi necessario rimettere al centro del design del posto di lavoro l’individuo.
UFFICI OPEN SPACE: QUAL È LA GIUSTA SOLUZIONE?
Considerata l’esigenza di risparmio delle aziende basterebbe dotare gli uffici ad alta densità di appositi spazi di decompressione, che consentano l’isolamento sia per favorire la concentrazione sia per consentire una maggiore privacy durante le telefonate più importanti (professionali o private).
L’azienda finlandese Framery per esempio ha ideato delle sorte di “cabine telefoniche” o mini spazi riunione dove avere conversazioni ed incontri privati all’interno degli open space. Un’idea carina e innovativa ed indubbiamente una possibile soluzione ma che va a rispondere solamente all’esigenza di sound privacy ad esclusione delle altre criticità sopra riportate tipiche degli open space.
La sfida dei designer del lavoro d’ufficio è quindi quella di affrontare lo spettro delle esigenze individuali, con soluzioni scalabili ed efficienti che le organizzazioni siano in grado di gestire operativamente ed economicamente.
È necessario rimettere al centro della scena l’individuo. La concentrazione richiede un insieme più individualizzato di opzioni rispetto agli standard attuali di mercato.
Occorre inventare un luogo di lavoro che consenta una scelta individuale per le aree di lavoro principali e ambienti che favoriscano la collaborazione e la socializzazione.
Maggiore attenzione alla “persona” rispetto al “ruolo”.
